Le remboursement des frais professionnels obéit à une législation stricte, et il est conditionné par des critères précis.
Plus spécifiquement, pour rembourser les frais de déplacement, l’entreprise doit produire certains documents spécifiques en cas de contrôle fiscal.
Par ailleurs, ces frais professionnels doivent être enregistrés d’une façon bien spécifique dans les documents comptables.
Voici toutes les informations à connaître concernant le remboursement des frais de déplacement.
comment gérer ses notes de frais ?
Les frais professionnels sont les frais engagés par les salariés pour effectuer une dépense dans le cadre de leurs obligations professionnelles.
Les frais professionnels doivent impérativement être justifiés par des notes de frais. Ils peuvent être répartis en plusieurs catégories, notamment :
- Frais de restauration
- Frais de représentation
- Frais de déplacement.
Pour gérer les notes de frais de façon optimale, rassembler efficacement les documents et éviter un redressement fiscal, des solutions de gestion de notes de frais comme Expensya peuvent se révéler parfaitement adaptées.
Zoom sur les frais de déplacements
Les frais de déplacements sont des frais professionnels particuliers, qui nécessitent un suivi strict de la part du service comptable.
Ils comprennent tous les frais générés par les salariés pour effectuer des déplacements pour le compte de l’entreprise.
Ils doivent impérativement être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et être justifiés par des pièces justificatives.
Ces pièces doivent indiquer précisément la date du déplacement, et le nom de l’entreprise émettrice (SNCF …).
Les frais de déplacement couvrent :
- Frais de déplacement simples
- Les frais de déplacement avec repas, hôtel …
- Frais de stationnement.
Les frais kilométriques, des frais de déplacements spécifiques
Lorsqu’un salarié se déplace en voiture, il peut être remboursé de ses frais kilométriques couvrant toutes les dépenses spécifiques à son véhicule.
Attention, les frais kilométriques ne couvrent pas les déplacements domicile-travail, mais uniquement les déplacements réalisés dans le cadre d’une mission.
Ces frais couvrent notamment :
- Les frais d’amortissement du véhicule
- Le carburant
- L’assurance
- La réparation de la voiture
- Les pneus
Il incombe à l’entreprise de prouver que les frais ont été engagés dans un cadre professionnel. Si l’inspecteur de l’URSSAF en fait la demande, l’entreprise doit par exemple fournir un historique de l’agenda du salarié faisant état de ce déplacement.
Le remboursement des frais kilométriques peut prendre la forme d’un barème d’indemnité kilométriques. C’est souvent le cas notamment pour les commerciaux, qui effectuent régulièrement des déplacements professionnels. Le montant de ce forfait, strictement encadré par l’URSSAF, est variable en fonction du modèle du véhicule, et bien sûr du nombre de kilomètres parcourus. Si le montant du remboursement effectué par l’entreprise est inférieur ou égal à ce barème, l’entreprise n’est pas tenue de fournir un justificatif.
Attention : si le montant de ce forfait est dépassé par l’entreprise, l’URSSAF peut considérer qu’il s’agit d’avantages en nature. Or, contrairement au remboursement des frais professionnels, les avantages en nature sont imposables et soumis aux cotisations sociales. L’entreprise court donc le risque d’un redressement fiscal en cas de dépassement.
Des logiciels comme Expensya permettent de simplifier considérablement la gestions des frais kilométriques : en effet, par une simple saisie du point de départ et d’arrivée, Expensya calcule les dépenses générées et les indemnités dues au salarié.