Pour mettre en place une GED, il est nécessaire d’avoir une bonne stratégie d’organisation et de gestion des flux documentaires. C’est une solution logicielle qui optimise les processus de l’entreprise ainsi que les flux de documents rattachés et permet un gain de productivité et de fiabilité. Pour la définition de votre projet de GED, vous devez considérer plusieurs paramètres.
Tenir compte des métiers présents au sein de l’entreprise
Avant la définition de votre projet de GED, le préalable est de faire le point de l’existant dans votre organisation. Vous devez notamment identifier les éventuels points de blocage et les problèmes auxquels vous risquez d’être confronté. C’est en fonction des observations faites que vous effectuerez le choix du meilleur système de GED. Aussi, vous devez considérer les enjeux et les besoins de chaque service.
Pour définir votre projet GED, vous devez absolument tenir compte des métiers présents au sein de votre entreprise. Car il faudra paramétrer la solution GED choisie en tenant compte des spécificités de chaque type de métier. Avant d’opter pour un quelconque logiciel GED, vous gagnez à bien connaître les particularités et les besoins des différents utilisateurs afin que le paramétrage de l’outil et les workflows se fassent de manière personnalisée selon les types de documents.
Toutefois, tout n’est pas rose dans le cadre d’une gestion numérique des documents par métier. Ce qui est regrettable est le manque de collaboration et de transversalité entre les différents services. En intégrant le sens et l’intérêt de la GED, vous comprendrez que tous les documents doivent être gérés avec soin, quelles que soient leurs spécificités. Cela dit, si plusieurs métiers sont identifiés dans le service, il faudra alors développer une solution GED pour chacun de ces métiers.
Une diversité de points à considérer
Pour bien définir votre projet GED, pensez à considérer plusieurs points. Grâce à ceux-ci, vous pourrez fixer clairement les objectifs à atteindre. Notez que si votre projet GED n’est pas défini parfaitement, les utilisateurs risquent de ne pas être satisfaits de la solution utilisée au point de l’abandonner. La prise en compte des points ci-après assure un calibrage parfait de l’implantation de votre logiciel de gestion électronique des documents.
Le type de GED
Une réflexion s’impose pour retenir la solution GED qui convient à votre projet. Faut-il opter pour une GED statique, une GED avec des workflows, une GED à intégrer à des applications métiers existantes ou encore une GED permettant de répondre à des besoins métiers spécifiques ? C’est un choix capital conditionnant la réussite du projet.
Le périmètre fonctionnel
Il est question ici de déterminer les différents degrés d’automatisation aux workflows qui existent. Par exemple, vous pouvez vous demander s’il est nécessaire d’avoir un module courrier.
Plan de classement et niveau d’indexation
Vous devez déterminer les règles de classement, notamment les services, la date, les émetteurs et les règles d’archivage. Aussi, il est bon de concevoir une stratégie d’indexation et un répertoire structuré de mots-clés afin d’affecter automatiquement des documents dans la bannette du destinataire final.
L’archivage
L’anticipation de ce point est recommandée. Il faut faire en sorte que pour chaque procédure ou document, divers points soient intégrés dès le début du projet, comme le délai de conservation, les visas d’élimination ainsi que les règles de transfert vers un service d’archivage électronique. En outre, il est important de déterminer le cycle de vie du document en considérant 3 niveaux d’archives, à savoir les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives.
Prendre en compte les risques et les contraintes de la GED
Par ailleurs, il est bon de prendre en compte les risques et les contraintes pouvant influencer la bonne conduite de votre projet. C’est le cas notamment de l’incompréhension de la véritable nature du projet. Sachez que le processus GED est avant tout une démarche organisationnelle et ne se résume pas à un projet technologique. Très souvent, la méconnaissance de la nature véritable d’un projet GED laisse penser qu’il s’agit d’un procédé technologique et que le plus important est de trouver un logiciel dédié pour le mettre en œuvre. Une mauvaise approche peut ne pas donner le résultat escompté.
Notez que si les objectifs sont imprécis et en cas d’absence de stratégie, il n’est pas évident de réaliser une GED efficace et pleinement satisfaisante.
